العمل عن بعد: 5 أشياء يحتاج كل عمل إلى معرفتها

18
remote-worker.jpg
الصورة: iStock / Drazen Zigic

ذات مرة ، كان العمل عن بُعد شيئًا فقط الشركات الناشئة التقنية التي تعتبر خيارًا للموظفين المنتشرين في جميع أنحاء العالم. ثم حدث جائحة ، مما أجبر الشركات في كل مكان على إعادة النظر في احتمال أن يكون السماح للموظفين بالعمل من المنزل هو السبيل الوحيد لمنع الشركة من الفشل.

وفقًا لاستطلاع أجرته TechRepublic ، فقد بذل 61٪ من الشركات قصارى جهدها لجعل العمل عن بُعد ممكنًا لمعظم الموظفين. هذا ليس وميض على الرادار. بالنظر إلى أن الغالبية العظمى من المستجيبين (61٪) يفضلون العمل من المنزل بدلاً من العمل في مكتب ، فمن الآمن القول أن خيار العمل عن بُعد موجود لتبقى.

بالنسبة للموظفين ، يعد هذا تغييرًا في الروتين والإعدادات المحلية ، ولكن بالنسبة للشركات ، فهو أكثر من ذلك بكثير – كل شركة لديها الكثير لتفكر فيه. دعنا نتعمق في خمسة اعتبارات يجب أن تفهمها شركتك للحصول على تجربة عمل سلسة ومثمرة من المنزل.

انظر: تسريع مكتب منزلك: كيف تحسين شبكتك للعمل والتعلم عن بُعد (ملف PDF مجاني) (TechRepublic)

أدوات المكتب البعيد

بغض النظر عن مكان عمل موظفيك ، فهم بحاجة إلى الأدوات المناسبة. عندما يعمل هؤلاء الموظفون في المكتب ، فإنك تزودهم بكل ما يلزم لإنجاز المهمة: أجهزة الكمبيوتر والطابعات والأجهزة المحمولة والمكاتب والكراسي وأجهزة الشبكات والبرامج واللوحات البيضاء والمزيد. إذا كنت تعتقد أن الموظفين الذين يعملون من المنزل يجب أن يكونوا بمفردهم للحصول على المعدات ، فأنت تقوم بعمل خاطئ عن بُعد. إذا لم تكن على استعداد للدفع مباشرةً مقابل الأدوات التي يحتاجها موظفوك ، فيجب أن تفكر على الأقل في السماح لهم بتحمل هذه التكاليف. ولكن يجب الموافقة على جميع عمليات الشراء – وإلا فسوف ينتهي بك الأمر مع موظفين يشترون كراسي وأجهزة كمبيوتر محمولة باهظة الثمن.

وفقًا لاستطلاعنا ، قال 56٪ من المستجيبين أن شركتهم قامت بعمل سيئ في توفير الأجهزة اللازمة (أجهزة الكمبيوتر). ، والطابعات ، وما إلى ذلك) وقال 52٪ من المشاركين أن شركتهم قامت بعمل سيئ في تزويدهم بالمعدات المكتبية الضرورية (مكاتب ، كراسي ، إلخ) للعمل عن بعد. ما لم يتحسن هذا ، سيكون الموظفون إما غير قادرين على أداء وظائفهم بأي مستوى من الإنتاجية (في أحسن الأحوال) أو سيحترقون ويتوقفون (في أسوأ الأحوال).

كحد أدنى ، يجب أن تزود شركتك العمال عن بعد بـ:

  • كمبيوتر أو لابتوب للعمل فقط
  • طابعة (إذا لزم الأمر)
  • جميع البرامج اللازمة لأداء وظائفهم

شبكة VPN (إذا الأمن مصدر قلق)

إدارة الإرهاق

الإرهاق مشكلة خطيرة مع الموظفين الذين لم يعتادوا على العمل من المنزل. لماذا يحدث هذا؟ السبب الأكبر هو عدم القدرة على فصل العمل عن المنزل. عندما يحدث هذا ، فإن الخطوط ضبابية لدرجة أن الموظفين يمكن أن يبدأوا في الشعور كما لو أنهم يعملون 24/7/365. علاوة على ذلك ، لم يعد الناس يحصلون على استراحة من الحياة الأسرية هم بأمس الحاجة إليها. هذه الضربة المزدوجة تجعل الإرهاق يحدث بشكل أسرع وعلى مستوى أكثر عمقًا.

كيف تدير هذا؟ أهم شيء يمكنك القيام به هو إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة. ستحتاج إلى وجود شخص (أو عدة أشخاص) في متناول اليد للتحدث إلى الموظفين من أجل مساعدتهم خلال هذه الفترات.

ستحتاج إلى توعية موظفيك بما يلي:

  • إنشاء روتين مثل أوقات العمل المجدولة التي تحدد بوضوح “وقت العمل” و “وقت المنزل”.
  • ضع حدودًا مثل ، “عندما يغلق باب المكتب ، أنا في العمل.”
  • تواصل مع العائلة – تأكد من قيام موظفيك بعمل جيد في التواصل مع أحبائهم.
  • ممارسة الرعاية الذاتية. سيحتاج موظفوك ، على مستوى ما ، إلى تعلم كيفية الاعتناء بأنفسهم لتجنب الإجهاد.
  • افهم الأولويات حتى يعرف موظفوك دائمًا ما هي الأولوية للعمل وما هو العمل الذي يمكن تأجيله.

    وفقًا للاستطلاع الذي أجريناه ، أشار 78٪ من المشاركين إلى أنهم يعملون من المنزل خمسة أيام في الأسبوع. إذا لم يعمل هؤلاء الموظفون بذكاء ، فسوف يعانون من الإرهاق السريع. قد يكون الشعور بأنك “في المكتب” يومًا بعد يوم مرهقًا. لتحقيق هذه الغاية ، ستحتاج إلى التفكير في السماح للموظفين بالعمل بجدول زمني مرن.

    الجدول الزمني

    هذا يمثل تحديًا لمعظم الشركات لأن كل شركة تقريبًا تعمل على افتراض أن ساعات العمل عالمي. هناك سبب يجعل أغنية دوللي بارتون “9 إلى 5” تلقى صدى جيدًا لدى غالبية السكان حول العالم.

    ومع ذلك ، مع العمال عن بعد ، فإن فكرة وضع جدول عمل محدد يجب أن يتم التخلص منها. يجب أن تتذكر أن الناس يعملون في المنزل

      ، والذي يمكن أن يلقي مفتاح ربط كبير في الأعمال. ما الذي أتحدث عنه؟
  • رعاية الأطفال غير الملتحقين بالمدرسة

    إمكانية الإرهاق

     

  • مسؤوليات الأسرة
  • شبكات أقل موثوقية
  • تعطل المعدات

أهم شيء يجب مراعاته هو أن موظفيك يفضلون العمل من المنزل ، ويمكن أن يكونوا أكثر إنتاجية في العمل في تلك البيئة المريحة. ولكن قد تأتي هذه الإنتاجية المحسّنة بسعر لشركتك في شكل السماح بجداول زمنية مرنة.

تذكر: طالما يتم إنجاز العمل في الوقت المناسب ، فلا يجب أن يكون الأمر مهمًا عندما
يتم الانتهاء.

الأمان هو المفتاح

هناك شيء واحد يجب أن يأخذه عملك في الاعتبار وهو الأمان ، وكيفية مساعدة العاملين عن بُعد في أداء وظائفهم دون المساس ببيانات الشركة. قد يعني هذا أنك ستحتاج إلى شراء خدمات VPN من فئة المؤسسات لأولئك الذين يتعين عليهم نقل البيانات الحساسة من شبكاتهم المنزلية. قد يحتاج هؤلاء الموظفون الذين يتعاملون مع بيانات حساسة للغاية أيضًا إلى التدريب على كيفية استخدام التشفير.

موضوع آخر يجب أن يكون معالجة كلمات المرور. من المحتمل أن يكون لديك سياسات كلمات المرور المعمول بها للموظفين العاملين في المكتب ، ولكن لا يمكنك فرض هذه السياسات على شبكاتهم المنزلية ، مما يعني أنك ستحتاج إلى تدريب العاملين عن بُعد على تغيير جميع كلمات مرور الشبكة (مثل تلك الخاصة بأجهزة التوجيه اللاسلكية) أن تكون قويًا وفريدًا. حتى لو اضطررت أيضًا إلى جعل هؤلاء الموظفين يسارعون باستخدام مدير كلمات المرور (وهو ما يجب عليهم على أي حال) ، فلا يمكن التأكيد على هذا بما فيه الكفاية.

نرى: كيفية إدارة كلمات المرور: أفضل الممارسات ونصائح الأمان (ملف PDF مجاني)

(TechRepublic)

مؤشرات الأداء الرئيسية المراد مراقبتها

أنت بحاجة إلى معرفة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي يجب مراقبتها ، وأنا أقترح مؤشرات الأداء الرئيسية هذه كنقطة انطلاق جيدة.

  • الانضباط الذاتي: قدرة الموظف على العمل بشكل مستقل.
  • التواصل الفعال: قدرة الموظف على التواصل بفعالية وكفاءة مع فرق العمل والعملاء.
  • مهارات التعلم: موظف ‘ ليس فقط القدرة على اتباع مجموعة تعليمات معروفة ، ولكن أيضًا لتعلم أشياء جديدة بكفاءة.
  • المهام عن بعد مقابل المهام المحلية: هل هناك مهام يمكن أو لا يمكن أداؤها عن بعد؟ يجب أن تعرف الفرق.
  • المساءلة: يجب أن يتعلم الموظفون مساءلة أنفسهم لإنجاز مهامهم بإشراف أقل.

    الانضباط الذاتي: يجب أن يكون الموظفون قادرين على الاستمرار في المهام مع إشراف أقل.

     

  • التعاون: يجب أن يكون الموظفون قادرين على العمل مع زملائهم الآخرين بكفاءة عبر الدردشة المرئية / الصوتية والبريد الإلكتروني.
  • التوفر: يجب أن يكون المديرون متاحين لمناقشة الأمور المتعلقة بالعمل خلال ساعات العمل. على الرغم من أن الموظفين قد يعملون بجدول زمني مرن ، إلا أنهم يجب أن يكونوا متاحين أيضًا خلال ساعات العمل.

استنتاج

لا يجب أن يكون انتقال شركتك من بيئة عمل قياسية إلى بيئة نائية أو هجينة كاملة (بعيدة وداخلية) تحديًا. نظرًا لأن كل الأعمال تقريبًا في جميع أنحاء العالم قد تم إجبارها عمليًا على هذا النظام العالمي الجديد ، فقد تم بالفعل الاهتمام بالجزء الصعب. مع القليل من التخطيط والعمل الإضافي ، يمكنك جعل هذا الواقع الجديد ليس فقط سلسًا ولكن أيضًا أكثر إنتاجية.